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La préparation à la prise de poste du nouveau salarié :

Nous savons tous que le premier jour d’un employé à un nouvel emploi peut être stressant, non seulement pour le nouvel employé, mais aussi pour les employeurs. Au-delà de la responsabilité d’enseigner à quelqu’un un rôle entièrement nouveau, l’employeur doit également l’aider à faire la transition vers une nouvelle culture d’entreprise et un nouvel environnement de travail. Voici 10 conseils pour réussir le processus d’intégration de votre nouveau collaborateur.

  1. Les formalités

Lors de la signature d’un contrat sont souvent fastidieuses. Les futurs collaborateurs doivent remplir un grand nombre de documents, mais aussi connaître un minimum d’informations sur sa nouvelle société. Au lieu de perdre un temps précieux à remplir formulaire après formulaire, demandez à votre employé de signer électroniquement ses documents. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais également de conserver tous les documents nécessaires en lieu sûr pour une utilisation future. Demandez à votre nouvel employé de les remplir électroniquement le premier jour ou, mieux encore, demandez-lui de le faire avant sa date de début !

La prise de poste

  1. Informer les collègues de l’arrivée du nouveau salarié

Avant l’arrivée de l’employé, envoyez une annonce de bienvenue au reste de l’entreprise. L’annonce doit inclure quelques notions informatives : Nom, prénom, futur poste, date de prise de poste… Les employés pourront alors anticiper facilement l’arrivée du nouveau salarié, et ainsi, montrer leur disponibilité pour contribuer à une bonne intégration.

  1. Attribuez un mentor

Pour le 1er jour de travail, l’attribution d’un mentor est indispensable. Le mentor peut être directement le manager, ou alors un de ses futurs collègues. Cette personne devra montrer sa disponibilité tout au long de la première journée pour assurer répondre à tous les besoins et questionnements du nouveau collaborateur. Ce processus aide à se sentir plus à l’aise, à déclencher le sentiment de confiance et encourage le nouveau membre à poser des questions. Il peut s’agir de questions plus importantes, telles que « Comment dois-je effectuer cette tâche ? » ou de questions moins importantes, comme « Quel est le meilleur endroit dans ce quartier pour déjeuner ? ». Un mentor peut aider l’employé à s’assimiler à la culture à un rythme beaucoup plus rapide.

  1. Assurez le meilleur accueil possible

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Le premier jour de l’employé, assurez-vous que quelqu’un l’attend pour l’accueillir à la porte. Assurez-vous également que leur espace de travail est prêt : bureau fonctionnel avec matériel mis à disposition : ordinateur, téléphone, boîte mail et accès au réseau, fournitures de bureau… Cette étape permet au futur employé de se familiariser au plus vite avec son nouvel environnement de travail. Plus vite il s’adapte à son environnement de travail, plus vite il devient opérationnel ! Cela aide également à résoudre immédiatement tous les problèmes logistiques rencontrés.

  1. Faites-lui visiter l’entreprise et présentez-lui un maximum de personnes

N’hésitez pas à prendre tout le temps nécessaire pour lui faire visiter les locaux de votre organisation en lui montrant en priorité, les endroits indispensables : sanitaires, cantine, salle de pause, bureau des ressources humaines… Cette visite sera l’occasion de lui présenter les autres membres de l’organisation, ainsi que les fonctions de chacun. Votre nouveau collaborateur pourra profiter de cela pour se présenter lui-même. Vous pouvez également lui fournir un organigramme du personnel mis préalablement à jour. Ceci l’aidera à identifier facilement ses collègues et à se sentir plus à l’aise pour échanger.

  1. Faites connaissance en dehors du travail : si le contexte sanitaire le permet

Prévoir une activité d’équipe est un excellent moyen de faire en sorte qu’un nouvel employé se sente le bienvenu le premier jour. Voici quelques idées : Déjeuner d’équipe dans un restaurant apprécié, Pot de bienvenue après le travail… De tels événements peuvent donner à vos employés, nouveaux et actuels, l’occasion de faire connaissance dans un environnement plus ouvert et décontracté, afin de créer des relations solides et des canaux de collaboration.

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Les dernières étapes du processus

  1. Formez et informez

Bien que la plupart des aspects du démarrage d’un nouvel emploi soient stressants, l’exécution de nouvelles responsabilités professionnelles figure probablement en tête de liste. De ce fait, il est recommandé de proposer des modules de formations gratuits, sur les notions indispensables à sa future activité : un programme de formation clair et complet permettra à votre employé d’être opérationnel le plus rapidement possible.

Demandez également à vos collègues qui font partie de pôles différents un point d’échange avec votre collaborateur, afin d’effectuer une présentation détaillée de leur service. Ça sera l’occasion pour ce dernier de prendre un maximum de notes et de connaître les services à contacter pour des problématiques particulières.

  1. Organisez un échange quelques semaines après l’arrivée de votre nouveau collaborateur

La réunion post processus d’intégration est à planifier lorsque que votre nouveau salarié a pris quelques marques et surtout, lorsqu’il commence à avoir une certaine autonomie dans son travail. Vous pourrez de votre côté lui exposer les axes qu’il a acquis et les axes d’amélioration. Votre collaborateur pourra lui aussi s’exprimer sur plusieurs points tels que : la qualité de son intégration, est-ce qu’il se sent à l’aise -difficultés rencontrées sur certaines tâches… Attention, cet échange doit être effectué dans le respect et la politesse. N’hésitez pas à renouveler ce type de réunion lors des premiers mois !

Voilà ! vous avez maintenant toutes les clés en main pour accueillir votre nouveau collaborateur et faciliter son processus d’intégration.

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