L’usage de la dématérialisation remonte des années 80 et a été mise en place par l’administration fiscale afin de faciliter les échanges de données en entreprise.
Au fil de temps, la dématérialisation s’est renforcée avec l’évolution de nouvelles technologies.
En effet, on parle en général de dématérialisation des processus plutôt que de dématérialisation des documents, car dématérialiser consiste à réorganiser en profondeur le processus de traitement d’un flux de documents.
Au sein d’une organisation ou entreprise, la dématérialisation remplace les supports d’informations matériels en format papier par des fichiers informatiques et des ordinateurs.
L’arrivée de la crise sanitaire engendrée par la Covid-19 a surpris un bon nombre d’entreprises et des administrations et a permis l’accélération de la transformation numérique poussant ces derniers à repenser leurs méthodes de travail et à digitaliser leurs processus.
Les atouts de la dématérialisation : Pourquoi dématérialiser vos documents ?
Voici quelques avantages de la dématérialisation pour renforcer la productivité ainsi que la réactivité de votre entreprise
- Gain de temps :
L’une de première raison pour laquelle vous devez opter pour la dématérialisation est la suppression de documents papier qui vous permettra de gagner du temps de travail pour vos collaborateurs.
Ce gain de temps contribuera également à la réactivité de votre équipe puisque vous passerez moins de temps sur la gestion des tâches chronophages.
Ce passage au numérique réduira par ailleurs les risques de perte de documents et vous garantira une traçabilité optimale.
La dématérialisation est donc un outil qui améliore la qualité de vie et facilite l’accès au télétravail dans les entreprises.
- Gain d’espace
Travailler avec des documents numérisés vous apporte un gain de place non négligeable. Plus besoin de locaux ou de bureau pour stocker vos documents, un gain financier puisque l’archivage numérique réduira la surface requise de vos locaux et les frais généraux qui y sont liés.
- Accès rapide aux données
Grâce à la dématérialisation, vous avez la possibilité d’accéder, de modifier, de créer ou de partager des fichiers de façon instantanée avec qui vous voulez, quand vous vous voulez et où vous voulez.
Ces fichiers de partage permettent une coordination et une organisation de travail plus faciles. Ainsi même si les personnes concernées ne se trouvent pas au bureau, elles peuvent accéder en ligne aux documents nécessaires. Un atout pour les entreprises qui font du télétravail.
- Traçabilité des documents
La dématérialisation accroît la productivité au sein des entreprises dès lors que la transmission des informations, de données et documents ne représente plus une perte de temps. De ce fait, la rapidité de transmission, au rangement / tri des documents et à l’historique enregistré, les recherches sont fluides et efficaces.
- Valeur légale
Il existe dans les espaces de stockage des outils dits de protection telle que le coffre-fort numérique permettant de sécuriser vos données ou signature électronique qui justifie l’identité du signataire et qui représente une valeur sûre et légale.
- Pratique éco responsable
Une entreprise qui dématérialise ses documents et données sur le web réduit significativement son empreinte écologique c’est-à-dire moins de ressources utilisées, et surtout moins de papier !
Moins de papier, c’est moins de consommation d’encre et donc une meilleure protection de l’environnement.
En effet, indirectement vous réduisez votre consommation de bois et donc l’empreinte carbone associée.
Ce dernier va également agir sur la réduction de la consommation d’énergie et de la production de CO2.
Les inconvénients de la dématérialisation
Bien que la dématérialisation de processus de très nombreux avantages, nous attirons également votre attention sur quelques points de vigilance :
- La sécurité des données
C’est l’un de principaux inconvénients de ce dernier, car le risque de perte de document numérisé et de fraude est élevé, quel que soit le type de support utilisé. On peut citer comme facteur de risque : la présence de virus, le piratage, etc.
D’où la nécessité de veiller à la sécurité du réseau informatique. Pour optimiser la sécurité des données, il est vivement conseillé de mettre en place un Système d’Archivage électronique et des logiciels de protection. Cela vous permettra d’interdire toute modification et suppression de tous vos documents numérisés.
- Un coût financier important
La dématérialisation nécessite un investissement assez conséquent. D’une part, parce qu’il faut s’équiper de matériels performants et modulables afin de limiter les risques liés aux problèmes de stockage ou de perte de données. D’autre part, car les besoins en masse de stockage ne cessent d’augmenter chaque jour et leurs prix également et il faut donc prévoir les frais d’entretien.
Comment se lancer et réussir son projet de dématérialisation
Dans une société qui tend vers la digitalisation, de plus en plus d’entreprises se lancent dans une démarche de dématérialisation.
De ce fait, il est indispensable de se faire accompagner dans ce processus et pour cela de nombreux prestataires proposent des solutions pour en tirer profit des avantages de cette dématérialisation.
Ils s’en chargeront de la dématérialisation de vos documents et factures et vous accompagneront pour limiter les écueils rencontrés par de nombreuses entreprises.
Peu importe la taille de votre entreprise, il convient d’identifier les documents à dématérialiser dans un premier temps :
- La numérisation des supports papier.
- Le stockage dans des dossiers informatisés.
- L’indexation selon un plan de classement prédéfini.
De nombreuses sociétés spécialisées proposent des logiciels de GED (Gestion Électronique des Documents), un moyen efficace pour que votre équipe et vos collaborateurs puissent retrouver et accéder facilement et rapidement les documents dématérialisés.
Ces experts prennent en compte les besoins en gestion, le cycle de vie de chaque document ainsi qu’au niveau organisationnel, car il est primordial de réorganiser en interne autour des nouvelles procédures de gestion.
Le personnel doit être formé aux nouveaux usages et certains services réorganisés du fait d’un gain de productivité important.
La dématérialisation des documents est tout un processus, il est donc nécessaire de constituer un projet construit et progressif qui évolue avec le temps et permettant d’organiser son processus de dématérialisation en prenant en compte ses contraintes et changements.
Il doit faire l’objet d’une réflexion dans la recherche des outils adéquats pour l’entreprise, mais aussi en termes d’organisation interne.
Quelles aides de l’État pour la dématérialisation pour les entreprises ?
L’État et les organismes ont mis en place différentes aides financières à la transformation numérique afin d’accompagner les petites et moyennes entreprises dans leur démarche de dématérialisation.
- Plan France Relance :
Le dispositif Plan France Relance mis en place par le gouvernement est une aide financière dédiée aux collectivités qui anticipent la dématérialisation des actes d’urbanisme et de leur instruction avant janvier 2022.
Par ailleurs, retrouvez tous les dispositifs d’urgence mis en place par les régions pour aider les entreprises impactées dans leur activité par la Covid-19.