utilité de google drive

À quoi sert Google Drive ? : tout ce qu’il faut savoir

À quoi sert Google Drive ?

Tout d’abord, c’est quoi Google Drive ? C’est tout simplement un gros disque dur, mais celui-ci, au lieu d’être sur votre ordinateur il se trouve sur internet sur ce qu’on appelle le Cloud et grâce à ceci vous n’êtes plus obligé de passer par le Finder ou de passer par l’explorateur pour gérer vos fichiers si vous êtes sur PC.

Vous allez pouvoir partager vos données avec vous-même en parfaite synchronicité.

Par exemple si vous êtes sur votre PC vous retrouverez exactement les mêmes infos si vous passez cette fois-ci par votre smartphone ou bien tablette.

Chaque fichier peut alors être vu, commenté ou bien corrigé par les personnes ayant un accès autorisé.

Comment fonctionne Google Drive ?

Comment ça fonctionne ? C’est n’est pas bien compliqué, il suffit de se connecter à la page Google Drive et de créer un compte Gmail sauf si vous en posséder déjà un. Juste après, vous avez 2 possibilités qui s’offrent à vous : vous pouvez utiliser Google Drive sur ou directement sur votre ordinateur. Google Drive est réactif, vous trouverez tous vos fichiers n’importe où, n’importe quand. En effet, Google vous offre la possibilité de télécharger le logiciel Google Drive, qui vous permet de créer un dossier sur votre disque dur et d’y ajouter vos fichiers comme s’il était sur votre PC ! Magique, n’est-ce pas ? Un dossier Google Drive sera donc conçu dans vos raccourcis, et vous pourrez le gérer celui-ci comme toute autre sorte de dossier sur votre appareil.

Les étapes :

  1. Connectez-vous au Drive

Ce service de stockage peut être utilisé directement sur Internet (drive.google.com), via un compte Gmail, ou via une application que vous devez télécharger et installer sur votre PC, smartphone et/ou tablette. Pratique, car vous pourrez accéder à vos documents mêmes si vous n’avez pas de connexion web connexion Internet. Pour accéder gratuitement à Drive (jusqu’à 15 Go), les adresses mail type la poste ou encore Yahoo sont acceptées.

  1. Tableau de bord de navigation

Une fois connecté, voici le tableau de bord : il prend la même forme que la boîte aux lettres.  Sur le haut droit de la page se trouvent les principales fonctionnalités du navigateur Drive :  Les documents récents ou importants, votre corbeille de documents supprimés, la rubrique « partagés avec moi » (fichiers partagés avec votre entourage). Cliquez sur Nouveau et une arborescence apparaîtra : vous pourrez alors créer des dossiers, importer des documents existants ou créer de nouveaux documents. Bleu, vert, jaune… selon le type de fichier recherché.

  1. Modifier les documents de bureau

Avez-vous l’habitude d’utiliser Office pack pour la bureautique ? Drive édite les documents de la même manière. Sauf ici, Word une version traitement de texte appelé doc, Excel avec Sheet et PowerPoint avec Slide. Cliquez sur l’icône du document. Vous arrivez à une page blanche. Ci-dessus, toutes les options de Word sont accessibles (mise en page, insertion d’images, etc.). Sur « Document sans titre », dans le coin supérieur gauche, donnez un nom à votre fichier.

  1. Créez, exportez et importez des fichiers
A lire aussi :   Concilier maternité et entrepreneuriat : l'importance de l'organisation intuitive

Une fois la documentation terminée, aucune inscription n’est requise, connectez-vous à internet, et tout est automatiquement enregistré de façon régulière. Les fichiers ne peuvent pas être perdus. De plus, chaque document créé sur Drive est automatiquement converti au format correct sur votre ordinateur. Cliquez sur « Fichier », puis « Télécharger » et sélectionnez.

Le format souhaité. Pour simplifier, à partir de votre tableau de bord, vous pouvez importer tous types de documents de votre ordinateur et il sera directement sur Drive.

  1. Partager le document

Cliquez sur « Partager » en haut à droite. Entrez vos contacts avec leurs adresses mail et en plus vous pouvez y ajoutez un commentaire en cas besoin. Cliquez sur le stylet à droite de votre tableau de bord afin d’obtenir différents types de partage : « Modification » pour éditer le document, « Commentaire » pour y laisser des notes si besoin ou « Lecture » pour juste consulter le document.

  1. Éditer un fichier en simultané avec vos contacts

Après avoir partagé un document avec un contact, vous pouvez l’éditer simultanément avec lui. Votre contact étant connecté sur le document partagé, chaque ajout réalisé par votre contact apparaîtra alors dans le même code couleur que vous aurez choisi. Sur l’ordinateur du contact, il voit en temps réel vos interventions et modifications du document. Drive est un super outil collaboratif.

  1. Accédez à vos documents sans connexion web

Il est possible désormais d’accéder à vos documents et de les éditer. Au moment où votre ordinateur se reconnectera à un réseau, les modifications seront sauvegardées. Pour cela, lorsque vous êtes connecté à Internet, cliquez sur « Paramètres » puis cochez-la sur la touche « Synchroniser (…) en hors connexion« .

Pour en savoir plus, cliquez ici

Les avantages de Google Drive ?

Avec son espace de stockage et une très grande facilité d’utilisation, Google Drive s’est imposé comme ce qui semble être un outil de travail collaboratif hors nome. Voici ses quelques avantages qui peuvent vous donner envie de l’utiliser.

  1. Sa compatibilité

Google Drive est utilisable avec tous types de supports sans avoir besoin d’y installer une application. Le mode hors connexion facilite d’ailleurs l’utilisation et de plus pas besoin de mise à jour.

  1. Utilisation de groupe en simultané
A lire aussi :   Nécessité de la surveillance par caméra dans une entreprise

 Les utilisateurs peuvent accéder et éditer un document à plusieurs et ceci simultanément. Les modifications sont automatiquement enregistrées et chaque identité est   visible à l’écran grâce aux codes couleurs et aux pseudos.

  1. Les différents types de formats

Google Drive, vous permet de créer et modifier des documents texte, présentations, des photos, des fichiers type mp3 également. Le pack Office est également compatible pour le traitement de texte ou de tableaux. Vous pouvez d’ailleurs checker vos documents type Photoshop ou Illustrator.

  1. La sécurité

Google Drive offre une grande sécurité à ceux qui l’utilisent. Pour avoir un accès à un document, il faut avoir été invité et validé par le créateur du document en question. Les documents ne sont donc pas ouverts à tout public.

Les astuces sympathiques de Google Drive

Utiliser son moteur de recherche

Drive possède un moteur de recherche propre à lui en interne dans lequel vous pourrez chercher tous types de documents avec le titre de celui-ci et il le trouvera même si c’est un document partager, il suffit de connaitre le titre ou les mots clés qui composent celui-ci.

Utilisation du chat groupe

Quand vous êtes en travaux partagés, vous pouvez parler avec les autres membres constituant votre équipe qui sont en ligne dans le document en question en même temps que vous. Grâce au chat de groupe que possède Google Drive, vous aurez plus de facilités lorsque vous travaillerez en équipe.

Choisissez des autorisations pour les membres du groupe

Vous pourrez configurer les autorisations que possèdent les utilisateurs invités via votre adresse mail, afin d’avoir une indépendance et liberté pour choisir les rôles et déterminer les participants pouvant éditer le document concerné, qui pourra laisser un commentaire ou simplement le voir.

Conversion en d’autres formats de vos documents

Ce n’est pas une fonction à proprement parler, mais vous pouvez accéder à un contenu format PDF avec document texte .doc et autres. Cela vous fera un gain de temps considérable lors de conversion de documents en ligne.

En conclusion

Conçu par le géant Google on peut dire de Google Drive qu’en un temps considérable l’application a pu se faire un nom et s’affirmer comme un outil de travail collaboratif par excellence grâce à toutes ses fonctionnalités.

Et vous qu’en pensez-vous ? Allez-vous faire confiance à Google Drive et tenter le coup ou bien êtes-vous déjà un utilisateur ?

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *