En matière de gestion des achats, de nombreuses entreprises rencontrent d’énormes difficultés. En effet, elles peinent à établir une stratégie adéquate pour réduire les coûts et augmenter les profits. Si vous avez ce problème, voici les étapes clés et les bonnes pratiques à suivre pour optimiser votre processus achat en entreprise !
Le processus achat en entreprise : quelles en sont les étapes clés ?
En règle générale, un processus achats efficace se déroule en cinq phases. Cependant, une dernière étape (évaluation et gestion des performances des fournisseurs) y est ajoutée. Elle est importante parce qu’elle vous aide à garantir de futurs achats de qualité.
Étape N° 1 : identifier votre besoin pour entamer le processus achat en entreprise
Comme pour tout processus, celui de l’achat en entreprise commence par l’identification d’un ou de plusieurs besoins. Lors de cette première étape, vous devez déterminer votre besoin en termes de :
- quantité ;
- qualité ;
- délais ;
- caractéristiques spécifiques.
En répondant à ces exigences, vous êtes certains d’obtenir une satisfaction totale au terme de votre processus d’achat.
Étape N° 2 : choisir le fournisseur approprié
Pendant cette deuxième étape, il vous faut choisir parmi vos différents partenaires celui pouvant vous offrir une prestation qualitative. En faisant votre sélection, sachez que vous recherchez un partenaire sur le long terme.
Pour cette raison, évaluez bien les candidats en analysant leurs offres. Pour bien le faire, tenez compte :
- des coûts proposés ;
- de la qualité des produits ;
- de la capacité de livraison.
Vérifiez également leur fiabilité en consultant leurs références ainsi que leurs antécédents.
Étape N° 3 : discuter les termes du contrat d’achat
À ce niveau, vous avez déjà sélectionné le bon fournisseur. Pourtant, vous devez encore discuter de vos commandes avec ce dernier. L’objectif est d’avoir les meilleures conditions d’achat en fonction du profil de votre entreprise.
Cela revient à discuter des :
- prix pratiqués ;
- termes de paiement ;
- délais de livraison ;
Ne négligez pas le service après-vente, car il vous assure une réaction rapide du fournisseur lors d’une éventuelle plainte.
Étape N° 4 : passer l’ordre de commande
À la suite d’un accord avec le fournisseur choisi, vous pouvez passer votre commande de manière officielle. Cette opération est ponctuée par l’établissement d’un document d’achat. Cet acte administratif mentionne les détails importants de l’approvisionnement.
Ce sont en l’occurrence :
- les prix ;
- les quantités ;
- les délais de livraison.
Les données caractéristiques du produit ou du service doivent aussi être dans les conditions d’achat mentionnées.
Étape N° 5 : suivre et réceptionner la commande en cours
Cette étape est d’une véritable importance, car elle vous permet de vous assurer du bon déroulement du plan initial d’approvisionnement. Par conséquent, votre suivi démarre quelques jours après la passation de la commande.
La surveillance prend en compte trois aspects, à savoir :
- la production ;
- l’expédition ;
- la livraison.
Ainsi, vous pouvez aisément anticiper sur les éventuels problèmes ou retards. En outre, contrôlez la conformité des produits ou services avec les clauses du contrat d’achat.
Étape N° 6 : analyser les performances de votre fournisseur
Cette étape post-réception vous permet d’évaluer votre partenaire sur sa performance. En fonction du taux de satisfaction apporté, vous pouvez prendre la décision de continuer ou pas avec lui.
En cas de satisfaction moyenne, constatez les éventuelles failles et proposez des solutions d’améliorations. Ce faisant, vous renforcez la collaboration et prolongez sa durée.
Quelles sont les bonnes pratiques à avoir lors d’un processus d’approvisionnement ?
En matière de bonnes pratiques, il en existe de 2 types : les principaux et les secondaires. Néanmoins, le fait de négocier les termes d’achat est une des bonnes pratiques à adopter. Faites-le donc toujours lors de l’exécution de votre processus d’achat en entreprise.
Les bonnes pratiques principales pour optimiser le processus d’achat
Pour commencer, utilisez un logiciel de gestion achat performant afin d’avoir une meilleure visibilité sur votre processus achat en entreprise.
En effet, la digitalisation de cet aspect permet la simplification des procédures et une mise en évidence des dépenses directes et indirectes. Choisissez donc simplement parmi la panoplie de solutions e-approvisionnement pour optimiser votre chaîne d’achat.
Ensuite, optez pour les fournisseurs intégrant une gestion ESG. Autrement dit, votre partenaire commercial doit rassembler des critères financiers et extra-financiers (environnement, social et gouvernance). De cette façon, vous participez au développement durable de votre région, voire pays.
Enfin, profitez de la mondialisation pour rechercher des fournisseurs sur le plan international. Cela vous apporte d’énormes avantages en matière de coûts et d’innovation. Cependant, vous devrez posséder une bonne logistique et répondre à des exigences de conformité réglementaire internationale.
Les bonnes pratiques secondaires pour un process achat de qualité
Le ralentissement économique rend difficile la gestion des risques en matière de processus achat en entreprise. Pour cette raison, vous devez être plus proactif dans l’identification et l’allégement des risques.
Le cadre législatif d’exécution d’une chaîne d’approvisionnement évolue de manière constante. Informez-vous des dernières réformes afin d’y conformer votre processus achat en entreprise. Évidemment, les normes à respecter sont plus nombreuses si vous effectuez vos commandes chez des fournisseurs internationaux.