Comment organiser une réunion mensuelle productive d’examen du plan d’entreprise

La plupart des gens pensent que les réunions sont une perte de temps. Ils ont raison.

Trop de réunions sont mal gérées, n’ont pas de véritable objectif et font perdre du temps aux employés, ce qui tue la productivité.

Il existe des tonnes de conseils et d’informations sur la manière de mieux gérer les réunions et de réduire les réunions inutiles qui ralentissent votre organisation. Je vous encourage absolument à être impitoyable dans votre recherche de réunions moins nombreuses et plus efficaces.

Néanmoins, voici une réunion tout simplement indispensable à mes yeux. Elle ne prend qu’une heure par mois, permet à l’équipe de direction de se tenir au courant de tout ce qui se passe dans l’entreprise et nous aide à planifier et à gérer de manière légère et efficace.

Cette réunion est la réunion mensuelle d’examen du plan. Cette réunion fait partie intégrante de la stratégie de gestion et constitue tout simplement l’un des moyens les plus efficaces de continuer à faire croître l’entreprise et d’ajuster le cap si nécessaire.

Pour moi, la planification d’entreprise n’est pas un événement ponctuel ou annuel. Il s’agit plutôt d’un processus continu dans le cadre duquel nous devons revoir constamment notre processus et ajustons notre cap si nécessaire, tout en nous assurant que nous restons sur la bonne voie pour atteindre nos objectifs plus larges.

Il faut considérer la planification non pas comme un document, mais comme un outil de gestion qui aide à orienter les décisions et la stratégie.

Voici un bref aperçu de la manière dont il faut structurer nos réunions mensuelles de révision du plan et de ce qui a fonctionné pour moi au fil des ans.

1. Faisons des maths

Commencez toujours par les chiffres. Comment avez-vous fait le mois dernier par rapport à vos prévisions ? Quel est votre résultat par rapport au même mois de l’année dernière ? Quels sont vos résultats depuis le début de l’année ?

Il faut prendre du temps et examiner les chiffres, au-delà des recettes et des dépenses, pour mieux comprendre quels sont les facteurs qui ont contribué à vos résultats. Toutes les lignes de produits ont-elles été performantes ? Ou certaines ont-elles été moins performantes ? Avons-nous dépensé comme prévu ou y a-t-il eu des dépassements dans certains domaines ?

Plus important encore, il faut examiner votre situation de trésorerie et votre flux de trésorerie. Avez-vous perçu l’argent comme prévu ? À quoi ressemblent vos prévisions de trésorerie pour les prochains mois ?

Bien que les rapports financiers puissent être examinés en dehors d’une réunion, leur examen en équipe encourage les questions et les discussions sur les recettes et les dépenses.

Vous pouvez toujours commencer par un simple modèle de flux de trésorerie dans Excel, même si l’utilisation d’un outil dédié sera plus évident et intuitif. 

2. Déjà fini ? La suite est simple

Après avoir examiné les résultats financiers, vous devrez passer en revue vos « grandes étapes » – les grandes tâches que vous aviez espéré accomplir le mois dernier et vos plans pour le mois prochain.

Discutez de la façon dont les différentes équipes pourraient travailler ensemble sur différents projets et parlez des étapes spécifiques que vous aviez prévues. Est-ce que ce sont toujours les tactiques sur lesquelles vous voulez travailler et qui vous aideront à atteindre vos objectifs ? Devez-vous modifier vos priorités ? Y a-t-il de nouveaux apprentissages et de nouvelles informations qui vous inciteraient à modifier votre calendrier ?

En examinant les principales initiatives sur une base mensuelle, vous pouvez rester agiles et apporter les changements nécessaires. À mesure que vous en apprenez davantage sur vos clients et votre marché, vous pourrez modifier vos stratégies et définir de nouvelles étapes.

3. Objectifs et stratégie à long terme

Ensuite, vous devrez passer en revue vos objectifs stratégiques à long terme. Bien que cela ne change pas trop souvent dans une situation d’entreprise établie, les nouvelles entreprises en démarrage peuvent fréquemment modifier leur stratégie dans leur recherche d’un modèle d’entreprise qui fonctionne.

Pour ces jeunes pousses, cette étape de la réunion peut être la plus importante et la plus longue. Pour les entreprises plus établies, cette partie de la réunion ne prend généralement que quelques minutes.

Au lieu d’approfondir un document de 40 pages sur le plan d’affaires pour revoir votre stratégie, vous devriez passer en revue votre plan allégé, ou votre plan d’affaires d’une page. Il couvre l’identité de votre entreprise, le problème central que vous résolvez pour vos clients, votre solution, la concurrence et la stratégie de vente et de marketing. Tout est sur une seule page, ce qui en facilite la lecture, la révision et la modification rapide.

Le “pitch” Alma de Chiapas

Un exemple de page Pitch pour Alma de Chiapas.

4. Questions à traiter

Enfin, chaque membre de l’équipe peut soumettre les questions qu’il souhaite aborder. Il peut s’agir de nouvelles possibilités à envisager, de la hiérarchisation des caractéristiques des produits, de partenariats potentiels ou de questions de ressources humaines internes.

Tout est équitable et vous devrez trouver des solutions et définir les prochaines étapes pour chaque question soulevée.

Vous constaterez que ce type de discussion ouverte aide vraiment à générer de nouvelles idées et apporte des perspectives différentes de la part des responsables des différentes équipes.

Je pense que toutes les entreprises gagneraient à ce que leur activité fasse l’objet d’un examen mensuel. Ce type de réunion permet de garder tout le monde sur la même longueur d’onde, de partager des informations sur les progrès réalisés et de transformer la planification en un outil qui aide les équipes à prendre des décisions en connaissance de cause.

Pour qu’une réunion stratégique mensuelle soit couronnée de succès, vous devez également suivre quelques lignes directrices :

1. Inscrivez la réunion sur le calendrier

Il est important d’en faire un événement officiel qui figure au programme. Elle ne peut être facultative et doit avoir lieu à une heure régulière afin que chacun sache toujours quand la réunion a lieu.

Pour nous, la réunion a commencé le 3ème jeudi de chaque mois. Comme nos processus de comptabilité et de tenue des comptes sont devenus plus efficaces, nous avons pu déplacer notre réunion au deuxième vendredi du mois.

2. Suivre un ordre du jour reproductible

Même si différents sujets seront abordés, il est important que votre réunion de révision du plan ait un ordre du jour reproductible.

Cela signifie que vous devez vous assurer que vos chiffres sont prêts à être révisés et que votre équipe a des mises à jour sur ses objectifs.

3. Soyez prêt à modifier le plan

Ces réunions de révision du plan ne visent pas seulement à maintenir le cap et à suivre aveuglément le plan. Il s’agit plutôt d’ajuster le plan. Vous découvrirez peut-être que vous devriez investir davantage dans le marketing ou que vous allez pouvoir vous développer et embaucher plus rapidement que prévu.

La réunion d’examen du plan consiste à ajuster vos objectifs et vos stratégies en fonction de ce que vous avez découvert au cours du mois écoulé.