Sept étapes à suivre pour créer un événement réussi
Intro : Vous songez à organiser un évènement, il est essentiel que vous gardiez en tête deux mots qui jouent un rôle essentiel : l’organisation et la planification.
En ce sens, il faut du temps, du dévouement et des compétences en gestion pour réussir un événement.
Identifiez votre public cible.
Ici, il s’agit d’être sélectif. Le fait de toucher un public plus large ne signifie pas que votre événement est un succès, mais il peut finir par conduire à l’inverse. L’identifier, ainsi que l’objectif, est important, car cela vous aidera à rester concentré sur des objectifs spécifiques et même à éviter que la portée de l’événement ne s’estompe en cours de route.
Créer un plan directeur
Dans votre plan, vous devez inclure la gestion de :
- Locaux, logistique et restauration (contrats, permis, assurances, etc.)
- Intervenants et présentateurs (identification, confirmation, logistique et gestion)
- Activités et animations pendant l’événement
- Publicité et promotion (en ligne et hors ligne)
- Les formulaires d’inscription et de paiement de l’aide
- Sponsors et partenaires
- Ouvriers et bénévoles
- Fixez des délais pour chacun des points. Cela vous aidera à prioriser ce qui est le plus important et le plus urgent et à identifier les problèmes potentiels.
- Réglez l’heure et le lieu de l’événement.
La date et le lieu de votre événement auront un grand impact
Pour de nombreuses personnes, il est important que votre événement ne coïncide avec aucun jour férié, que l’heure, le mois et le jour ne créent pas de problèmes qui pourraient augmenter les coûts de l’événement, et surtout, réservez la date le plus tôt possible. En vous référant à nouveau au terme d’empathie, vous devez vous assurer que l’emplacement est correct et d’une bonne accessibilité. Aussi, considérez que le lieu doit être en adéquation avec votre image de marque, votre marché cible et l’objectif préalablement fixé.
H2: La planification de vos évènements
Divertissement :
C’est une autre des parties importantes et qui peut être laissée dans les limbes si vous ne lui accordez pas d’importance. Ici, vous pouvez inclure le présentateur, ou si vous embauchez un DJ ou une équipe de médias sociaux, assurez-vous d’avoir un budget pour leur régime alimentaire et leur rémunération.
Décoration : allez-vous la construire vous-même ou allez-vous avoir besoin de décorateurs ? Ne sous-estimez pas cette partie, ne laissez pas le sujet très fade.
Marketing :
Vous devez promouvoir votre événement avant, pendant et après. Cela inclut la publicité en ligne (Facebook, Instagram, Google…), la page de destination et le marketing par e-mail, ainsi que la diffusion via les réseaux sociaux et la distribution de cadeaux d’entreprise.
Audiovisuel :
Des projecteurs au wi-fi et aux haut-parleurs et streaming en direct de l’événement. Oui, le wi-fi est essentiel, même si vous n’y aviez pas pensé, surtout si vous voulez devenir TT pendant l’événement.
Divers :
Même l’événement le mieux planifié va avoir des événements imprévus, il est donc préférable de réserver un jeu pour des choses qui ne vous sont pas venues à l’esprit.
Fixez le budget.
Si vous voulez éviter de faire face à des coûts importants, vous devez définir un budget. Établissez une ligne de dépenses et combien vous êtes prêt à dépenser pour chacune d’elles. Nous vous recommandons, avant de le définir, de savoir clairement quel type d’événement vous allez développer. En fonction de cela, vous devez rechercher différentes alternatives et estimations de prix, et ainsi respecter le budget et éviter d’éventuels écarts par rapport à celui-ci. N’oubliez pas que vous devez être le plus précis possible dans vos estimations et toujours laisser un reliquat pour les dépenses imprévues, qui inévitablement surgiront.
Promouvoir l’événement.
Un autre aspect crucial est la communication de l’évènement , où vous devriez envisager un plan marketing. Pour réussir un événement, vous devrez en faire la promotion sur les réseaux sociaux, car, actuellement, c’est le principal moyen d’amener la célébration à un grand nombre de personnes. De même, nous vous conseillons de faire la publicité de l’événement sur le site Web de votre entreprise, de conclure des accords avec les médias et même de réaliser des campagnes de publipostage ou des bulletins électroniques.
Vérifiez les détails le jour de l’événement.
Lorsque la date arrive, vous devez mettre vos nerfs de côté et vous concentrer sur la vérification que tout ce que vous aviez prévu est exécuté conformément à ce qui a été établi. En tant qu’organisateur, vous devez être chargé de vérifier que les actions déléguées sont effectuées correctement et de vous assurer que les participants sont bien pris en charge.
Ayez un plan d’urgence.
Une autre question cruciale que vous devriez considérer lors de l’organisation d’un événement est la considération et l’établissement d’un plan B. Il peut toujours y avoir le fait que des événements imprévus surviennent lors d’un événement, donc l’établissement de ce plan évitera les mauvais moments et vous garantira d’être préparé au cas où cela arriverait.
Conclusion : En bref, un événement n’est pas difficile à organiser une fois que vous avez créé un réel plan qui vous permettra de savoir où aller dans votre organisation.
Que ce soit un événement festif, culturel ou sportif, cet article vous a normalement permis d’être nettement mieux calé sur l’événement.
Voilà tout, j’espère que maintenant vous êtes un vrai pro de l’événementiel !